El Modelo de Operación por Procesos Institucional – MOPI es un esquema de gestión que organiza y articula el quehacer institucional mediante la identificación, clasificación, interacción y mejora continua de los procesos que conforman la entidad. Este modelo permite estructurar el funcionamiento del Instituto Municipal de Cultura y Turismo de Bucaramanga bajo un enfoque sistémico y transversal, alineado con el direccionamiento estratégico, la generación de valor público y los lineamientos del Modelo Integrado de Planeación y Gestión – MIPG.
El MOPI facilita la comprensión integral del flujo de trabajo, la asignación de responsabilidades, la trazabilidad de las actividades institucionales y la evaluación del desempeño organizacional. Su implementación promueve la eficiencia operativa, la estandarización de procedimientos, el fortalecimiento del control interno y la consolidación de una cultura de mejora continua en la gestión pública.
MARCO ESTRATÉGICO
El Instituto Municipal de Cultura y Turismo de Bucaramanga desarrolló su proceso de planeación estratégica mediante la identificación, formulación y adopción de los elementos fundamentales que orientan su gestión: misión, visión, objetivos institucionales, políticas, código de integridad, partes interesadas, proyectos estratégicos y planes de acción, entre otros. Este marco estratégico es objeto de revisión y actualización periódica, con el fin de asegurar su pertinencia y coherencia frente a las necesidades institucionales, los cambios del entorno y las políticas públicas aplicables, garantizando así la alineación con los objetivos estratégicos y misionales del Instituto.
Somos la entidad encargada de diseñar, fomentar y ejecutar las políticas culturales y turísticas mediante diferentes estrategias que propendan por el desarrollo de la cultura, el turismo y el patrimonio, que permitan fortalecer la identidad y los valores socioculturales de la ciudad.
Para el año 2035, el IMCT será reconocido a nivel nacional como líder en la promoción y preservación de la cultura, el patrimonio y el turismo, a través de estrategias innovadoras y colaborativas, fortaleciendo la identidad y los valores socioculturales de la ciudad.
MAPA DE PROCESOS
El Mapa de Procesos del Instituto Municipal de Cultura y Turismo de Bucaramanga es una herramienta de representación gráfica que organiza y visualiza la totalidad de los procesos institucionales, evidenciando su interrelación y su contribución al cumplimiento de los objetivos estratégicos de la entidad. Este instrumento permite a los servidores públicos alinear sus actividades en torno a un propósito común, fortaleciendo la coordinación interprocesos, la eficiencia operativa y la calidad en la entrega de productos y servicios, en coherencia con las necesidades y expectativas de la ciudadanía. En este contexto, el Mapa de Procesos del Instituto se encuentra estructurado en las siguientes categorías de procesos:
CARACTERIZACIÓN DE LOS PROCESOS
A continuación, se presenta la caracterización integral de los procesos, en la cual se describen de manera detallada y estructurada los elementos esenciales que permiten comprender su diseño, funcionamiento, interacción y gestión dentro de la organización. Este análisis contempla, entre otros aspectos, el tipo de proceso, proceso y subproceso; el objetivo general y su alcance; los responsables y roles involucrados; los proveedores internos y externos; las entradas, actividades y salidas; los clientes internos y externos; los riesgos asociados y sus controles; los recursos requeridos; los documentos relacionados; los requisitos legales aplicables; los indicadores de gestión para su seguimiento y medición; así como los requisitos normativos que orientan su ejecución y mejora continua.
Manual del MOPI
El IMCT adopta el MOPI como herramienta para organizar y mejorar su gestión institucional bajo los lineamientos del MIPG. Este modelo define los procesos de la entidad, articula sus planes y políticas, y establece responsabilidades y mecanismos de control para garantizar eficiencia, trazabilidad y generación de valor público. Su implementación busca una gestión moderna, transparente y orientada a resultados.
Objetivo del Manual de Calidad
Establecer los lineamientos, estructura y directrices del Sistema de Gestión de la Calidad del IMCT, con el fin de orientar la gestión institucional hacia el cumplimiento de sus objetivos estratégicos, la mejora continua de los procesos, la generación de valor público y la satisfacción de las necesidades de sus grupos de interés, en el marco del Modelo Integrado de Planeación y Gestión – MIPG y la norma ISO 9001:2015.
Listado maestro de documentos y registros
El Listado Maestro es una herramienta de control documental que organiza y mantiene actualizados los documentos del Instituto, asegurando su trazabilidad, vigencia y disponibilidad. Permite evitar duplicidades y el uso de versiones obsoletas, fortaleciendo la gestión documental y el cumplimiento del MOPI y del Sistema de Gestión de la Calidad.
INFORMACIÓN DOCUMENTADA
La información documentada es un elemento fundamental dentro de los sistemas de gestión del Instituto Municipal de Cultura y Turismo de Bucaramanga IMCT. Incluye todos los documentos y registros necesarios para asegurar la correcta ejecución de los procesos, garantizar la coherencia de las actividades y facilitar la mejora continua. Procedimiento Un procedimiento es un documento normativo que describe, de manera detallada, la secuencia lógica, técnica y administrativa de las actividades necesarias para la ejecución de un proceso institucional. Constituye una herramienta de gestión que define qué se hace, quién lo hace, cómo se hace, cuándo y con qué recursos, garantizando que las operaciones del Instituto se desarrollen de forma coherente, controlada y verificable. Finalidad Estandarizar la ejecución de los procesos del Instituto Municipal de Cultura y Turismo de Bucaramanga, asegurando la aplicación uniforme de los métodos de trabajo, la adecuada asignación de responsabilidades y el cumplimiento de los requisitos legales, técnicos y normativos que orientan la gestión institucional. Enfoque dentro del MOPI En el contexto del Modelo de Operación por Procesos Institucional – MOPI, los procedimientos constituyen instrumentos que transforman los lineamientos estratégicos y normativos en acciones operativas concretas. Facilitan la articulación entre las áreas, establecen puntos de control, identifican entradas y salidas, y generan los registros que evidencian la gestión, el seguimiento y el desempeño de los procesos.
PROCESOS ESTRATÉGICOS
Los Procesos Estratégicos del Instituto Municipal de Cultura y Turismo de Bucaramanga comprenden las actividades clave orientadas a definir el rumbo institucional, garantizar la gobernanza organizacional y asegurar la alineación de los recursos con los objetivos institucionales y de calidad.
Incluyen procesos relacionados con la planificación, el establecimiento de políticas y estrategias, la definición de objetivos estratégicos, la gestión de la comunicación institucional y el aseguramiento de los recursos necesarios para el cumplimiento de la misión. Estos procesos guían la toma de decisiones, articulan las demás categorías de procesos y permiten mantener el enfoque organizacional en la creación de valor público.
Están compuestos por los siguientes procesos:
1. Direccionamiento Estratégico y Planeación
2. Gestión de Comunicaciones
3. Gestión Integral
PROCESOS MISIONALES
Los procesos misionales comprenden todas las actividades y operaciones que permiten al Instituto Municipal de Cultura y Turismo de Bucaramanga -IMCT cumplir directamente su objeto social y atender de manera efectiva las necesidades de la ciudadanía.
Estos procesos incluyen la planificación, ejecución y seguimiento de programas, proyectos y servicios culturales y turísticos, la provisión de experiencias y productos de calidad, y la generación de resultados tangibles que contribuyen al bienestar cultural y turístico del municipio.
Están compuestos por los siguientes procesos:
4. Atención al Ciudadano
5. Gestión de Bibliotecas Públicas de Bucaramanga
6. Preservación del Patrimonio
7. Formación en Artes y Oficios
8. Fomento Convocatorias
9. Gestión de Turismo
PROCESOS DE APOYO
Los procesos de apoyo comprenden todas las actividades destinadas a proveer los recursos, servicios y soporte necesarios para el correcto funcionamiento de los procesos estratégicos, misionales, de evaluación y de control del Instituto Municipal de Cultura y Turismo de Bucaramanga -IMCT.
Estos procesos aseguran la disponibilidad de recursos humanos, financieros, tecnológicos y logísticos, permitiendo que los demás procesos se ejecuten de manera eficiente y eficaz, garantizando la continuidad operativa y el cumplimiento de los objetivos institucionales.
Están compuestos por los siguientes procesos:
10. Gestión Financiera
11. Gestión del Talento Humano
12. Gestión de Bienes y Recursos Físicos
13. Gestión Documental
14. Gestión Tecnológica
15. Gestión Jurídica
PROCESO DE EVALUACIÓN
Este proceso incluye la recolección y análisis de datos, la auditoría interna, y la implementación de acciones correctivas y preventivas, asegurando la mejora continua y la alineación con los objetivos institucionales.
La información generada por estos procesos sirve como insumo para la toma de decisiones y la optimización de la gestión en todas las áreas del Instituto.
Está compuesto por el siguiente proceso:
Gestión de Control y Evaluación – GCE
Este proceso es clave para asegurar la trazabilidad, la transparencia y el aprendizaje organizacional dentro del Instituto Municipal de Cultura y Turismo de Bucaramanga.
Los formatos transversales son instrumentos estandarizados que facilitan la recolección, registro y control de la información generada en los diferentes procesos institucionales. Su utilización garantiza la uniformidad en la documentación, la trazabilidad de las actividades y la disponibilidad de evidencias verificables para el seguimiento, la evaluación y la mejora continua del desempeño institucional.
Ver formatos de usos transversalesCreación, Modificación o Eliminación de Documentos
Se realiza la implementación del formato institucional, con el propósito de estandarizar la captura, registro y control de la información asociada al proceso correspondiente, en cumplimiento de los lineamientos del Modelo de Operación por Procesos Institucional – MOPI del Instituto Municipal de Cultura y Turismo de Bucaramanga. El formato se crea como nuevo documento controlado dentro del Sistema de Gestión de Calidad, estableciendo su codificación, responsable de diligenciamiento y uso en las actividades descritas en el procedimiento respectivo. Su aplicación contribuye a la trazabilidad, organización y mejora continua de la gestión documental y administrativa de la entidad.
